Gmail, Yahoo und Outlook: Was dein Newsletter heute braucht, damit er ankommt

Diesen Beitrag habe ich im Dezember 2023 zum ersten Mal geschrieben, als Gmail und Yahoo ihre neuen Regeln angekündigt haben. Seitdem hat Outlook nachgezogen, und Gmail setzt die Regeln seit Ende 2025 deutlich strenger durch. Deshalb habe ich ihn komplett überarbeitet. Stand: Oktober 2026.

Worum geht es überhaupt?

Jeder kann eine E-Mail verschicken, in der deine Adresse als Absender steht. Genau das nutzen Spammer und Betrüger aus. Damit Gmail und Co. echte von gefälschten E-Mails unterscheiden können, prüfen sie bei jeder E-Mail, ob sie wirklich von deiner Domain kommen darf. Dafür gibt es drei Einträge in den Einstellungen deiner Domain, dem sogenannten DNS:

• SPF legt fest, welche Server E-Mails im Namen deiner Domain verschicken dürfen, zum Beispiel dein Webhoster und dein Newsletter-Tool.
• DKIM ist eine digitale Unterschrift. Sie zeigt, dass die E-Mail unterwegs nicht verändert wurde.
• DMARC sagt den Postfächern, was sie tun sollen, wenn SPF oder DKIM nicht passen, und schickt dir auf Wunsch Berichte darüber.

Das klingt technisch und ist es auch ein bisschen. Du musst diese Einträge aber nur einmal anlegen, und die meisten Newsletter-Tools zeigen dir genau, was wo hingehört.

Was Gmail, Yahoo und Outlook heute verlangen

Für alle, die E-Mails an Gmail-Adressen schicken

• SPF oder DKIM ist eingerichtet.
• Die E-Mails werden verschlüsselt übertragen (TLS). Das erledigen dein Mailserver und dein Newsletter-Tool in der Regel von selbst.
• Weniger als 0,3 % deiner E-Mails werden als Spam markiert. Google empfiehlt sogar, unter 0,1 % zu bleiben.
• Du verschickst deinen Newsletter nicht mit einer @gmail.com-Adresse über ein anderes Tool. Du brauchst eine Adresse mit eigener Domain, zum Beispiel hallo@deinname.de.

Zusätzlich ab 5.000 E-Mails am Tag

Wer an einem Tag mehr als 5.000 E-Mails an Gmail-Adressen schickt, gilt bei Google als Massenversender. Dann gilt außerdem:

• SPF und DKIM sind beide eingerichtet, dazu ein DMARC-Eintrag. Für den Anfang reicht die Einstellung p=none, also „nur beobachten“.
• Die Domain in deiner Absenderadresse passt zu SPF oder DKIM. Das nennt sich Alignment.
• Newsletter und Werbe-E-Mails lassen sich mit einem Klick abbestellen, und Abmeldungen werden innerhalb von zwei Tagen umgesetzt.

Yahoo verlangt seit Februar 2024 im Wesentlichen dasselbe. Microsoft hat im Mai 2025 für Outlook.com, Hotmail und Live nachgezogen: Wer dort mehr als 5.000 E-Mails am Tag hinschickt, braucht SPF, DKIM und DMARC. E-Mails, die das nicht erfüllen, landen dort im Junk-Ordner.

Was sich seit November 2025 geändert hat

Am Anfang hat Gmail E-Mails, die die Regeln nicht erfüllen, meist in den Spam-Ordner sortiert. Seit November 2025 setzt Google die Regeln Schritt für Schritt strenger durch. Solche E-Mails werden jetzt auch vorübergehend oder dauerhaft abgewiesen. Sie kommen dann gar nicht erst an, und dein Newsletter-Tool meldet sie als Bounce.

Betrifft mich das auch mit einer kleinen Liste?

5.000 E-Mails am Tag klingt nach viel, und die meisten Selbstständigen kommen da nicht hin. Die Grundregeln gelten aber für alle, egal wie groß deine Liste ist. Und auch mit ein paar hundert Abonnenten landen deine E-Mails mit SPF, DKIM und DMARC zuverlässiger im Posteingang. Es lohnt sich also, die drei Einträge auch bei einer kleinen Liste einzurichten.

So prüfst du deine Domain

1. Schick eine E-Mail aus deinem Newsletter-Tool an die Adresse, die dir Mail-Tester (öffnet in neuem Tab) anzeigt. Danach siehst du, ob SPF, DKIM und DMARC passen und wo es hakt.
2. Gib deine Domain bei MXToolbox (öffnet in neuem Tab) ein. Dort siehst du deine DNS-Einträge auf einen Blick.
3. Wenn du viele E-Mails an Gmail-Adressen verschickst, melde deine Domain bei den Google Postmaster Tools (öffnet in neuem Tab) an. Dort zeigt dir Google deine Spam-Rate und ob deine Domain die Regeln erfüllt.

Was du konkret tun kannst

• Verschick deinen Newsletter von einer Adresse mit eigener Domain.
• Richte in deinem Newsletter-Tool die Domain-Authentifizierung ein. Du findest sie meist in den Einstellungen zu Absendern oder Domains. Das Tool zeigt dir die Einträge an, die du bei deinem Webhoster ins DNS kopierst.
• Lege einen DMARC-Eintrag an. Für den Anfang reicht v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@deinedomain.de. An die Adresse hinter rua schicken die Postfächer ihre Berichte.
• Nutze das Double-Opt-in, also eine Bestätigungs-E-Mail nach der Anmeldung. So kommen nur Menschen auf deine Liste, die deine E-Mails wirklich haben wollen.
• Prüf, ob dein Tool die Abmeldung mit einem Klick mitschickt. Bei den bekannten Newsletter-Tools ist das inzwischen Standard.
• Nimm Kontakte, die seit Monaten nichts mehr öffnen, von der Liste oder frag sie, ob sie weiter dabei sein wollen. Wer deine E-Mails nicht mehr lesen möchte, klickt sonst irgendwann auf „Spam“.

Und wenn dir das zu technisch ist?

Dann übernehme ich das. Ich schaue mir deine Domain und dein Newsletter-Tool an, richte SPF, DKIM und DMARC ein und teste, ob deine E-Mails ankommen. Schreib mir über das Kontaktformular oder buch dir ein kostenloses Erstgespräch.